In der Praxis stellt sich immer wieder die Frage nach einer (rechtzeitigen) nachweisbaren Zustellung wichtiger Schriftstücke wie Rechnungen, Zahlungsaufforderungen, Fristsetzungen oder Kündigungen. Bei unseren Mandanten besteht häufig Unsicherheit darüber, ob die Versendung per Einschreiben, Einschreiben/Rückschein, normaler Post, Fax oder E-Mail sinnvoll und/oder ausreichend ist.

Zwar ist ein Einschreiben/Rückschein ein wirklich guter und sicherer Nachweis für einen Zugang. Dies gilt aber nur dann, wenn der potentielle Empfänger das Einschreiben auch abholt. Tut er dies nicht, ist das Schriftstück nicht zugestellt. Leider erfährt man dies aber meistens erst Wochen später, wenn die Nachricht der Post kommt, dass das Einschreiben nicht abgeholt wurde. Häufig ist aber große Eile geboten, so dass wir von dieser Art der Versendung meistens abraten.

Allgemein empfehlen wir unsere Mandanten eine Vorgehensweise, die wir auch selbst in unserer Rechtsanwaltskanzlei praktizieren. Schriftstücke, die nicht unbedingt im Original zugestellt werden müssen, versenden wir (vorab) per Fax. Anschließend lassen wir eine vertrauensvolle Mitarbeiterin beim Empfänger anrufen und von dort aus ausdrücklich bestätigen, dass das Fax (vollständig mit allen Seiten) angekommen ist. Die Mitarbeiterin fertigt sodann ein Protokoll über das Telefonat, in welchem sie insbesondere Datum, Uhrzeit und Namen der Person, mit welcher sie telefoniert hat, notiert. Die Mitarbeiterin kann den betreffenden Vorgang dann später als Zeugin bestätigen, was aus unserer Erfahrung bisher immer ausreichend gewesen ist. Alternativ kann dann, wenn der Sitz des Empfängers nicht zu weit entfernt ist, eine Zustellung des Schreibens auch durch einen verlässlichen Boten erfolgen, der das Schriftstück entweder persönlich abgibt, oder in den Briefkasten des Empfängers einwirft. Dieser Zeuge muss das Schriftstück vorher aber zur Kenntnis nehmen und selbst in den Briefumschlag stecken. Anschließend sollte er ein detailliertes Protokoll über den Vorgang fertigen und steht dann zukünftig hierfür als verlässlicher Zeuge zur Verfügung.

Erschienen im Januar 2010 bei Campos – Zeitschrift für den Garten- und Landschaftsbau. Campos im Internet.